Auch wenn es sich zunächst so anhört - das Haushaltsbuch ist keine Kladde, in der Einnahmen und Ausgaben notiert werden. Vielmehr handelt es sich um ein Instrument, das eine strategische Gestaltung der Gemeindearbeit unterstützt. Ausgehend von der Frage „Was wollen wir in den nächsten Jahren bewirken?“, werden strategische Ziele in den verschiedenen kirchlichen Handlungsfeldern formuliert, Maßnahmen zu deren Erreichung festgehalten und Kennzahlen dafür entwickelt, an denen eine Gemeindeleitung erkennen kann, in welchem Umfang diese Ziele erreicht wurden. All das findet sich auf der „linken Seite“ des Haushaltsbuchs. Auf der „rechten Seite“ werden den Inhalten die jeweils dafür notwendigen Ressourcen gegenüber gestellt: Kosten für Gebäude und Personal, Sachmittel und Weiteres.

Damit ermöglicht das Haushaltsbuch einen doppelten Blick auf die Gemeindearbeit der nächsten Jahre: Auf die Ziele und Maßnahmen einerseits, also auf Ausrichtung und Inhalte der Arbeit. Und darauf, was die Gemeinde sich diese Arbeit jeweils „kosten lässt“.

Ein komplettes Haushaltsbuch, das alle kirchlichen Handlungsfelder mit ihren Zielen, Maßnahmen und den benötigten Ressourcen enthält, umfasst den gesamten Haushaltsplan der Gemeinde – geordnet nach den Inhalten der Gemeindearbeit. Das Haushaltsbuch wird damit zum zentralen Beschlussinhalt, wenn es um die Haushaltsplanung geht – der Haushaltsplan selbst ist ein zugehöriges Zahlenwerk. Auch eine Erstellung zunächst für einen Teil der Handlungsfelder oder für ausgewählte Ziele ist möglich.